Usługi Speed-Time
Przygotowanie do kontroli ITD i PIP
Pomagamy przedsiębiorcy skompletować i uporządkować dokumentację oraz wspieramy go w uzgodnionym zakresie podczas kontroli ITD lub PIP.
Wyzwanie przedsiębiorcy
Kontrola nie jest dobrym momentem na szukanie brakujących dokumentów
Rozproszona dokumentacja, nieczytelny obieg danych i brak jasnego podziału odpowiedzialności zwiększają obciążenie przedsiębiorcy w wymagającym momencie.
Wsparcie koncentruje się na przygotowaniu dostępnych materiałów i pomocy organizacyjnej. Nie składamy obietnic dotyczących wyniku postępowania.
Kiedy warto działać
Sygnały, że ten obszar wymaga uporządkowania
Nie trzeba czekać, aż brak danych zatrzyma cały proces. Wcześniej zwykle pojawiają się powtarzalne problemy organizacyjne.
Firma otrzymała pismo i nie ma właściciela procesu
Dokument trafia między biurem, księgowością i osobami operacyjnymi, ale nikt nie prowadzi wspólnej listy zakresu, materiałów i pytań.
Dokumenty są przechowywane według różnych zasad
Dane dla wskazanego okresu trzeba kompletować z urządzeń, katalogów, papierowych segregatorów i korespondencji wielu osób.
Braki wychodzą dopiero przy żądaniu konkretnego materiału
Firma nie ma aktualnego obrazu, które dokumenty są dostępne, które wymagają wyjaśnienia, a których nie można odnaleźć.
Zakres usługi
Co obejmuje współpraca
Zakres zawsze ustalamy indywidualnie, na podstawie organizacji pracy i materiałów dostępnych w firmie.
Przegląd dokumentacji
Ustalenie, jakie materiały znajdują się w firmie i czego dotyczy zakres kontroli.
Porządkowanie materiałów
Przygotowanie czytelnego zestawu dokumentów przekazanych przez przedsiębiorcę.
Wskazanie braków
Zwrócenie uwagi na elementy, których nie ma w udostępnionym materiale.
Wsparcie przedsiębiorcy
Pomoc w trakcie kontroli w zakresie ustalonym przed rozpoczęciem działań.
Dla kogo
Dla firm objętych kontrolą lub porządkujących dokumentację zawczasu
Wsparcie kierujemy do przewoźników potrzebujących pomocy przy konkretnej kontroli, a także do firm chcących wcześniej uporządkować procesy dokumentacyjne.
Korzyści organizacyjne
- Lepsze uporządkowanie dostępnych dokumentów
- Czytelna lista materiałów wymagających uwagi
- Mniejsze obciążenie organizacyjne właściciela
- Możliwość połączenia z analizą czasu pracy i tachografów
Rezultat
Co otrzymuje klient
Zakres wynika z konkretnej sytuacji i otrzymanej dokumentacji. Celem jest stworzenie czytelnego obrazu materiałów, a nie obietnica rezultatu kontroli.
- Lista materiałów wynikających z uzgodnionego zakresu sprawy
- Uporządkowany zestaw dokumentów przekazanych przez przedsiębiorcę
- Wykaz zauważonych braków, niezgodności i punktów wymagających decyzji
- Wsparcie organizacyjne w komunikacji i przygotowaniu kolejnych kroków w uzgodnionym zakresie
Materiały wejściowe
Co przygotować
Najważniejszym punktem startu jest pełna treść otrzymanego pisma oraz wskazanie osoby, która koordynuje sprawę po stronie przedsiębiorcy.
- Pełna korespondencja dotycząca kontroli lub wezwania wraz z załącznikami
- Informacja o terminach, zakresie, wskazanych osobach i okresach
- Dostępne dane z kart, tachografów, ewidencji i dokumentacji objętej sprawą
- Lista wcześniejszych odpowiedzi, wyjaśnień i osób mających wiedzę o badanym okresie
Dwa modele realizacji
Jednorazowo albo w stałym rytmie
Model dobieramy do celu: zamknięcia konkretnego tematu lub uporządkowania cyklicznej pracy firmy.
Wariant jednorazowy
Dotyczy wsparcia przy konkretnej kontroli, wezwaniu albo wewnętrznego przeglądu materiałów dla wskazanego zakresu i okresu.
Wariant stały
W stałej obsłudze dokumentacja jest porządkowana na bieżąco, a informacje o brakach mogą być przekazywane wcześniej, zanim pojawi się formalne żądanie.
Rozszerzenie zakresu
W razie potrzeby zakres można uzupełnić o analizę danych tachografowych, ewidencję czasu pracy lub analizę zdarzeń widocznych w materiale.
Czytelna odpowiedzialność
Kto odpowiada za który etap
Dobra współpraca wymaga nie tylko zakresu usługi, lecz także jasnego podziału zadań i terminowego obiegu informacji.
Po stronie Speed-Time
- Zapoznanie się z przekazanym zakresem organizacyjnym sprawy
- Porządkowanie dostępnej dokumentacji i danych
- Wskazanie zauważonych braków oraz pytań do wyjaśnienia
- Wsparcie klienta w działaniach objętych jednoznacznym ustaleniem
Po stronie klienta
- Niezwłoczne przekazanie pełnej korespondencji i prawdziwych informacji
- Dostarczenie wszystkich dostępnych materiałów źródłowych
- Podejmowanie decyzji i zatwierdzanie treści składanych w imieniu firmy
- Korzystanie z pomocy prawnej, gdy sprawa wymaga reprezentacji lub wykładni prawa
Powiązane kwestie
Najlepszą podstawą jest regularnie prowadzona dokumentacja
Dlatego przygotowanie do kontroli często łączy się z analizą wcześniejszych danych oraz ustaleniem procesu bieżącej obsługi na przyszłość.
FAQ
Pytania dotyczące usługi
Czy gwarantujecie pozytywny wynik kontroli?
Nie. Nie składamy takich gwarancji. Pomagamy uporządkować dokumentację i wspieramy przedsiębiorcę w uzgodnionym zakresie.
Czy pomagacie zarówno przy ITD, jak i PIP?
Tak, oferta obejmuje przygotowanie dokumentacji i wsparcie związane z kontrolami ITD oraz PIP w obszarze działalności transportowej.
Czy można zgłosić się przed otrzymaniem informacji o kontroli?
Tak. Bieżące porządkowanie dokumentacji może być elementem stałej obsługi firmy transportowej.
Kiedy najlepiej się skontaktować po otrzymaniu pisma?
Jak najwcześniej po otrzymaniu kompletnej korespondencji. Nie obiecujemy określonego czasu realizacji przed oceną zakresu i dostępności materiałów.
Czy możecie odpowiedzieć w imieniu firmy?
Każdy taki zakres wymaga osobnego ustalenia. Przedsiębiorca pozostaje odpowiedzialny za treść i decyzje składane w jego imieniu, a sprawy prawne mogą wymagać udziału uprawnionego pełnomocnika.
Co, jeśli części dokumentów nie można znaleźć?
Oznaczamy braki i ustalamy z klientem, czy dane mogą zostać odzyskane lub wyjaśnione. Nie tworzymy dokumentów, które nie istniały, i nie ukrywamy braku materiału.
Indywidualny zakres
Porozmawiajmy o obsłudze Twojej firmy transportowej
Opisz krótko liczbę kierowców, pojazdów i oczekiwany zakres. Na tej podstawie przygotujemy indywidualną wycenę.